E-arşiv sistemleri, kağıt faturaların yerini alan elektronik faturaların oluşturulması, gönderilmesi ve saklanması süreçlerini otomatikleştiren dijital platformlardır. Bu sistemler, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak çalışır ve işletmelerin faturalama işlemlerini daha verimli hale getirir.

E-Arşiv Sisteminin Temel İşleyişi

Fatura Oluşturma:

1. İşletme, e-arşiv sistemine giriş yaparak fatura bilgilerini (tarih, tutar, ürün/hizmet bilgileri vb.) girer.
2. Sistem, girilen bilgilere göre otomatik olarak bir e-arşiv faturası oluşturur.

Fatura Gönderimi:

1. Oluşturulan e-arşiv faturası, alıcıya elektronik ortamda (genellikle e-posta veya entegre ERP sistemleri aracılığıyla) gönderilir.
2. Alıcı, faturaya ait bildirimi alır ve faturayı elektronik ortamda görüntüleyebilir.

Fatura Saklama:

1. Hem gönderen hem de alan taraf, e-arşiv faturalarını elektronik ortamda belirli bir süre saklamak zorundadır.
2. Bu sayede faturalara ihtiyaç duyulduğunda kolayca erişilebilir.

GİB’e Bildirim:

1. E-arşiv faturalarıyla ilgili bilgiler, düzenli olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) bildirilir.
2. Bu sayede vergi incelemelerinde kolaylık sağlanır ve vergi uyumu sağlanır.

 
E-Arşiv Sistemlerinin Avantajları

1. Hızlı ve Kolay İşlemler: Fatura kesme, gönderme ve saklama süreçleri otomatikleştiği için zaman ve iş gücü tasarrufu sağlar.
2. Kağıt İşlemlerinin Azaltılması: Kağıt fatura kullanımının ortadan kalkmasıyla çevreye duyarlı bir yaklaşım benimsenir.
3. Maliyet Tasarrufu: Baskı, kargo gibi maliyetler ortadan kalkar.
4. Veri Güvenliği: Fatura bilgileri elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanır.
5. Vergi Uyumunda Kolaylık: Vergi incelemelerinde daha kolay bir şekilde incelenebilir.
6. Entegrasyon Kabiliyeti: Muhasebe ve ERP sistemleriyle kolayca entegre edilebilir.

E-Arşiv Sistemlerinde Kullanılan Teknolojiler

1. Bulut Bilişim: E-arşiv sistemleri genellikle bulut tabanlı olarak sunulur, bu da işletmelerin her yerden sisteme erişmesini sağlar.
2. Veritabanı Yönetim Sistemleri: Fatura verilerinin güvenli bir şekilde saklanması için veritabanı yönetim sistemleri kullanılır.
3. API’ler: Farklı sistemler arasındaki entegrasyonu sağlamak için API’ler kullanılır.
4. Elektronik İmza: Fatura güvenliğini sağlamak için elektronik imza kullanılır.

Sonuç

E-arşiv sistemleri, işletmelerin faturalama süreçlerini daha verimli, güvenli ve çevre dostu hale getiren önemli bir araçtır. Bu sistemler sayesinde işletmeler, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayabilir ve vergi uyumunu daha kolay bir şekilde sağlayabilir.

Özetle, e-arşiv sistemleri, işletmelerin dijital dönüşüm sürecinde önemli bir adım olup, kağıt faturaların yerini alan elektronik faturaların yönetilmesini sağlar. Bu sayede iş süreçleri hızlanır, maliyetler düşer ve vergi uyumu sağlanır.

Evren Bilgisayar E-arşiv sistemleri, işletmelerin faturalama süreçlerini daha verimli, güvenli ve çevre dostu hale getiren önemli bir araçtır.