E-defter ve e-arşiv, sıklıkla karıştırılan ancak farklı amaçlara hizmet eden iki elektronik belge türüdür. İkisi de işletmelerin dijitalleşme sürecinde önemli bir yer tutsa da, bazı temel farklılıkları bulunmaktadır.

E-Defter Nedir?

E-defter, bir işletmenin tüm muhasebe kayıtlarının elektronik ortamda tutulduğu bir sistemdir. Bilanço, gelir tablosu, cari hesaplar gibi tüm finansal veriler e-defterde saklanır. E-defter, işletmenin finansal durumunu gösteren bir tür dijital muhasebe defteridir.

E-defterin amacı:

1. İşletmenin mali durumunu takip etmek
2. Vergi incelemelerine hazır olmak
3. Finansal raporlar oluşturmak
4. Muhasebe işlemlerini otomatikleştirmek

E-Arşiv Nedir?

E-arşiv ise, işletmelerin müşterilerine veya tedarikçilerine düzenlediği faturaların elektronik ortamda saklandığı bir sistemdir. E-arşiv, kağıt faturaların dijital alternatifi olarak düşünülebilir.

E-arşivin amacı:

1. Kağıt fatura kullanımını azaltmak
2. Fatura saklama süreçlerini kolaylaştırmak
3. Çevre dostu bir yaklaşım sergilemek

E-Defter ve E-Arşiv Arasındaki Temel Farklar

E-Defter ve E-Arşiv, dijitalleşen dünyada işletmelerin kullandığı iki önemli elektronik belge uygulamasıdır. Her ikisi de kayıt tutma ve saklama süreçlerini kolaylaştırmayı amaçlasa da, farklı işlevlere ve kapsamlara sahiptirler. Aralarındaki temel farklar şunlardır:

1. Amaç: E-Defter, işletmenin tüm muhasebe kayıtlarını elektronik ortamda tutmayı amaçlar. E-Arşiv ise yalnızca faturaların elektronik olarak saklanmasını hedefler.
2. İçerik: E-Defter, bilanço, gelir tablosu, cari hesaplar gibi tüm finansal verileri içerir. E-Arşiv ise sadece fatura bilgilerini (tarih, tutar, ürün/hizmet vb.) içerir.
3. Kapsam: E-Defter, işletmenin tüm finansal işlemlerini kapsar. E-Arşiv ise sadece faturaları kapsar.
4. Zorunluluk: E-Defter kullanımı, belirli ciroyu aşan işletmeler için zorunludur. E-Arşiv ise genellikle e-fatura mükellefi olmayanlara düzenlenen faturalarda kullanılır. Yani, e-fatura sistemine dahil olmayan kişi ve kuruluşlara kesilen faturaların elektronik olarak saklanması için kullanılır. E-fatura mükelleflerine kesilen faturalar zaten e-fatura sistemi üzerinden iletilir ve saklanır.
5. Saklama Süresi: Hem E-Defter hem de E-Arşiv için saklama süresi vergi mevzuatına göre belirlenen süre ile aynıdır. Genellikle bu süre 10 yıldır.

Özetle E-Defter ve E-Arşiv:

E-Defter ve E-Arşiv arasındaki temel fark, kapsamları ve odak noktalarıdır.

1. E-Defter: İşletmenin tüm finansal durumunu gösteren kapsamlı bir kayıt sistemidir. Bilanço, gelir tablosu, cari hesaplar ve diğer tüm finansal verileri içerir. Dolayısıyla, bir işletmenin finansal hareketlerinin bütünsel bir görünümünü sunar.
2. E-Arşiv: Fatura saklamaya yönelik daha spesifik bir sistemdir. Sadece fatura bilgilerini (tarih, tutar, ürün/hizmet vb.) içerir ve faturaların elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanmasını sağlar.

Bu nedenle, bir işletmenin yasal gerekliliklere uyumu ve iç ihtiyaçları doğrultusunda hem E-Defter'i hem de E-Arşiv'i kullanması gerekebilir. E-Defter, finansal kayıtların genel yönetimi için zorunlu olabilirken, E-Arşiv ise fatura saklama süreçlerini dijitalleştirmek ve kolaylaştırmak için önemli bir araçtır.

Kısaca özetlemek gerekirse:

1. E-Defter: Kapsamlı finansal kayıt sistemi
2. E-Arşiv: Spesifik fatura saklama sistemi

Örnek: Bir şirket bir müşterisine mal sattığında hem e-arşiv fatura keser hem de bu satış bilgisini e-defterine kaydeder. E-arşiv fatura, o spesifik satış işlemini müşteriye iletirken, e-defter ise şirketin tüm satışlarını, giderlerini ve diğer finansal hareketlerini kapsayan genel bir kayıt tutar.

Sonuç olarak, e-defter ve e-arşiv, işletmelerin dijitalleşme sürecinde önemli araçlardır. E-defter, işletmenin genel finansal durumunu takip etmek için kullanılırken, e-arşiv ise faturaların elektronik ortamda saklanmasını sağlar. Her iki sistem de birbirini tamamlayıcıdır ve işletmelerin yasal yükümlülüklerini yerine getirmesine yardımcı olur.

Ek Bilgiler:

1. E-fatura: E-fatura, e-arşive benzer ancak Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen formata uygun olarak düzenlenen elektronik faturalardır.
2. E-defter sağlayıcıları: İşletmelere e-defter çözümleri sunan şirketlerdir.
3. E-arşiv sistemleri: İşletmelerin e-arşiv faturalarını düzenlemesine ve yönetmesine olanak tanıyan sistemlerdir.

Evren Bilgisayar sistemleri E-Arşiv fatura saklama süreçlerini dijitalleştirmek ve kolaylaştırmak için önemli bir araçtır.