E-arşiv ve e-fatura, işletmelerin faturalama süreçlerini dijitalleştiren iki önemli kavramdır. Her ne kadar benzerlikleri olsa da, bu iki kavram arasında bazı önemli farklar bulunmaktadır. Bu farkları anlamak, işletmelerin doğru faturalama yöntemini seçmesi için önemlidir.

E-Fatura Nedir?

E-fatura, tamamen elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan bir fatura türüdür. Hem alıcı hem de satıcının e-fatura mükellefi olması durumunda kullanılır. E-fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak oluşturulur ve UBL-TR formatında olması zorunludur.

E-Arşiv Nedir?

E-arşiv ise, e-fatura mükellefi olmayan kişilere veya kurumlara kesilen faturaların elektronik ortamda düzenlenmesi ve saklanması için kullanılan bir sistemdir. E-arşiv faturaları, e-fatura kadar sıkı kurallara tabi değildir ve farklı formatlarda oluşturulabilir.

E-Fatura ve E-Arşiv Arasındaki Temel Farklar

E-fatura ve e-arşiv, elektronik faturalandırma sistemleridir ancak aralarında önemli farklar bulunur. Bu farklar aşağıdaki gibi özetlenebilir:

1. Mükellefiyet: E-fatura kullanabilmek için hem alıcının hem de satıcının e-fatura mükellefi olması gereklidir. E-arşivde ise alıcının e-fatura mükellefi olma zorunluluğu yoktur. Bu, e-faturanın daha çok kurumlar arası (B2B) işlemlerde kullanılırken, e-arşivin hem kurumsal hem de bireysel müşterilere (B2C) fatura kesmek için uygun olduğu anlamına gelir.
2. Format: E-faturada Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen UBL-TR formatının kullanılması zorunludur. E-arşivde ise bu zorunluluk yoktur ve farklı formatlar kullanılabilir. Bu da e-faturanın daha standartlaştırılmış bir yapıya sahip olduğunu gösterir.
3. Gönderim: E-faturalar doğrudan GİB üzerinden alıcıya iletilir. E-arşiv faturalar ise genellikle bir e-fatura sağlayıcısı aracılığıyla alıcıya gönderilir. Bu, e-faturanın GİB denetiminde daha doğrudan bir akışa sahip olduğunu gösterir.
4. Kağıt Çıktı: E-faturanın kağıt çıktısı alınamaz. Bu, tamamen elektronik bir işlem olduğunu vurgular. E-arşiv faturaların ise kağıt çıktısı alınabilir. Bu özellik, özellikle bireysel müşterilere fatura keserken veya alıcının elektronik fatura sistemine dahil olmadığı durumlarda faydalıdır.
5. Zaman Damgası ve Mali Mühür: Her iki sistemde de zaman damgası ve mali mühür kullanımı zorunludur. Bu, faturaların yasal geçerliliğini ve güvenliğini sağlamak için kritik öneme sahiptir. Zaman damgası, faturanın düzenlenme zamanını kesin olarak belirtirken, mali mühür faturanın bütünlüğünü ve kaynağını doğrular.

e-fatura daha çok e-fatura mükellefi olan kurumlar arası işlemlerde kullanılan, standartlaştırılmış ve GİB kontrolünde bir sistemdir. E-arşiv ise daha geniş bir kullanım alanına sahip, hem kurumsal hem de bireysel müşterilere fatura kesmek için uygun olan ve kağıt çıktı alma imkanı sunan bir sistemdir. Her iki sistem de zaman damgası ve mali mühür kullanarak yasal geçerliliği ve güvenliği sağlar.

Hangi Durumda Hangi Fatura Türü Kullanılmalıdır?

1. E-Fatura: Hem alıcı hem de satıcı e-fatura mükellefi ise e-fatura kullanılmalıdır.
2. E-Arşiv: Alıcı e-fatura mükellefi değilse veya e-fatura kullanımı tercih edilmiyorsa e-arşiv kullanılmalıdır.

Özetle

E-fatura ve e-arşiv, işletmelerin faturalama süreçlerini dijitalleştiren iki önemli araçtır. E-fatura daha sıkı kurallara tabi olan ve genellikle işletmeler arasında kullanılan bir sistemdir. E-arşiv ise daha esnek bir sistem olup, e-fatura mükellefi olmayan kişilere veya kurumlara fatura kesmek için kullanılır. İşletmelerin, hangi fatura türünü kullanacaklarına karar verirken, alıcılarının e-fatura mükellefi olup olmadığını ve kendi iş süreçlerine en uygun olan sistemi seçmeleri önemlidir.

Evren Bilgisayar sistemleri e-fatura daha çok e-fatura mükellefi olan kurumlar arası işlemlerde kullanılan, standartlaştırılmış ve GİB kontrolünde bir sistemdir. E-arşiv ise daha geniş bir kullanım alanına sahip, hem kurumsal hem de bireysel müşterilere fatura kesmek için uygun olan ve kağıt çıktı alma imkanı sunan bir sistemdir